Atualizado em 03/06/2020 por Administrador do Sistema
Atribuições
Recebe a documentação interna e externa endereçada ao IQ, bem como procede à autuação de processos e protocolados. Operacionaliza o contrato para serviços de postagens.
Telefones: 3091-3861 / 3091-3867
Horário de atendimento
08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00
protocolo@iq.usp.br
Endereço:Avenida Prof. Lineu Prestes, 748, bloco 06 inferior, sala 627
CEP 05508-000 – São Paulo - SP
Colaboradores
Antônia da Silva Araújo
Ederaldo Rodrigues Betim
Links úteis da Seção de Arquivo e Expediente
- Sistema PROTEOS
- Arquivo Geral da Universidade de São Paulo
- Treinamento de Gestão Documental: Procedimentos de Protocolo
Procedimentos Básicos: Processos e Protocolados
Instruções básicas para procedimentos de gerenciamento de processos e protocolados
TODA TRAMITAÇÃO DE UM PROCESSO OU PROTOCOLADO TEM UM REGULAMENTO
-No Ato do RECEBIMENTO:
- ENTRADA: Sempre registrar a entrada de um processo ou protocolado no Sistema PROTEOS através da transação:
Menu> Tramitação> ENTRADA> Nº processo
-No Ato do ENVIO:
- SAÍDA: Registrar a saída no Sistema PROTEOS através da transação:
Menu> Tramitação> SAÍDA> Nº processo + Setor saída
- DESPACHO: Registra a saída no Sistema PROTEOS incluindo uma nota de despacho para o destinatário através da transação:
Menu> Tramitação> DESPACHO> Texto Despacho + nº processo + Setor saída
Checar se o destinatário efetuou o registro de entrada.
Enquanto o destinatário não der entrada, a responsabilidade do processo ou protocolado é do remetente
-Gerenciamento dos Documentos:
- NUMERAÇÃO E RUBRICA das páginas:
Deverão ser anotados sempre no canto superior direito da folha.
NÃO É PERMITIDO fazer uso de corretivo (branquinho) ou rasurar ao renumerar processos ou protocolados.
O CORRETO É cancelar com um traço a numeração da folha e, a seguir, numerar abaixo do nº anterior e rubricar.
- JUNTADA DE DOCUMENTOS:
Registrar sempre no rodapé do verso da folha anterior aos documentos que serão juntados: “Segue juntada das fls. nº ___ a ___”.
Datar e assinar o registro.
- DESENTRANHAMENTO (Retirada/Substituição de folhas)
Este procedimento SOMENTE poderá ser executado pela Seção de Protocolo.
Os pedidos de desentranhamento devem obedecer as seguintes exigências:
Todas as folhas do processo deverão estar numeradas e rubricadas.
Na solicitação deverá constar corretamente o número das folhas a serem desentranhadas e o motivo do desentranhamento.
Deverá ser dada SAÍDA no processo para a Seção de Protocolo (SCEXP-46).
-NÃO É PERMITIDO:
Juntar documentos contendo grampos, clipes ou em papel de FAX.
Retirar folhas de processo ou protocolado.
-SOLICITAÇÕES À SEÇÃO DE PROTOCOLO:
As solicitações à Seção de Protocolo devem ser feitas através do e-mail protocolo@iq.usp.br
